El objetivo es probar e implementar en la Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros (ATTA) el sistema que permitirá enviar los documentos nativos digitales y oficiales producidos por la Unidad al Archivo Nacional, con la finalidad de replicar posteriormente esta solución en todos los servicios públicos.
El 15 de septiembre pasado, por medio de una reunión de carácter oficial entre representantes de la ATTA y del Archivo Nacional se dio inicio a la etapa de coordinación del proyecto piloto de “Gestión Documental para el Estado”. Una iniciativa que se enmarca dentro del “Programa de Modernización del Sector Público” que lleva adelante el Ministerio de Hacienda y que cuenta con el financiamiento del Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
En el encuentro estuvieron presentes Sebastián Rivas Anguita, Jefe de la Unidad Administradora, Paula Middleton, Jefa del Departamento de Jurídica ATTA, junto a su asesor Mario Valenzuela, además de Emma De Ramón, Subdirectora del Archivo Nacional, Rodrigo Trujillo del equipo de Gobierno Digital de la Secretaría General de Gobierno, Natalie González, coordinadora de Proyectos del Programa de Modernización del Sector Público de la Subsecretaría de Hacienda, Enrique Lazo, representante de la empresa DOX quienes se adjudicaron el proyecto y distintos funcionarios de la unidades anteriormente mencionadas.
Emma De Ramón planteó que la gestión de los archivos está estrechamente relacionada con el tema de la transparencia, pero a la vez implica un problema de organización en la Administración Pública, es decir, cómo los funcionarios gastan horas en encontrar información relevante. “El Ministerio de Hacienda nos propuso hacer un proyecto BID, a tres años plazo, que nos permitiera impactar sobre el resto de los servicios, porque es una situación clave para el Estado”, precisó.
La Unidad Administradora de los Tribunales Tributarios y Aduaneros ha destacado por realizar transferencias documentales, conforme al Decreto con Fuerza de Ley 5.200, de manera oportuna y eficiente al Archivo Nacional, razón por la cual, fue seleccionada para iniciar este proyecto piloto.
En una primera fase se definieron los roles de los organismos participantes, se estudiaron los requerimientos técnicos y de información, estableciendo plazos de ejecución en conjunto a la empresa DOX, encargada de desarrollar el software de Transferencias Documentales Digitales.
Claudia López Saavedra, Encargada del área de Gestión Documental de la ATTA, y una de las funcionarias con mayor experiencia en transferencia y almacenamiento de archivos digitales de la Unidad Administradora, ha participado activamente en el desarrollo del proyecto piloto, específicamente en asuntos de metadata y documentos. Importante también ha sido la participación de Karen Brito Moncada, Encargada de Informática ATTA, quien desde su área proporcionó importante información técnica y estratégica para el desarrollo e implementación de la aplicación en la Unidad Administradora.
Karen Brito indicó que la empresa DOX presentó ante la comisión de selección de instituciones a la Unidad Administradora para el piloto, debido a que participó del desarrollo del gestor documental ATTA, siendo este un proyecto pionero dentro de las instituciones públicas. Puntualizando que “somos reconocidos por las empresas tecnológicas debido a la gran funcionalidad de nuestro gestor documental y la implementación de firma electrónica de los documentos tramitados por la ATTA, siendo pioneros en este sentido dentro de la repartición pública”.
Consultada sobre el impacto y el futuro del proyecto piloto, Claudia López señaló: «espero se cumplan las expectativas del Archivo Nacional de Chile al habernos invitado a participar en este ambicioso proyecto, permitiendo el desarrollo de una base de datos unificada con la documentación oficial histórica de cada servicio público, y que esta plataforma sea efectivamente interoperable y accesible».
Actualmente el proyecto se encuentra ya en su 5ta etapa de planificación general referida a la gestión de los documentos electrónicos en los servicios públicos, estableciendo requerimientos y estándares para su buena gestión.
