El Departamento de Gestión y Operaciones junto a la asesoría de Deloitte, actualizaron los 15 procedimientos de mayor importancia para el quehacer de la ATTA.
A través de una reunión presencial para los funcionarios del nivel central y por medio de una video conferencia para los funcionarios en regiones, se presentaron los resultados del proyecto de Optimización de Procesos ATTA, liderado por el Departamento de Gestión y Operaciones, junto a la asesoría de la empresa consultora Deloitte. Este trabajo tuvo una duración de 7 meses e involucró a todas las áreas de la institución.
Para el Jefe de la Unidad Administradora de los TTA, Sebastián Rivas Anguita, la relevancia de este proyecto está dada por la necesidad de “estandarizar los procedimientos formales e informales de la ATTA, además de añadir a ellos los criterios actualizados de la normativa NIC-SP. Por otra parte, se identificaron claramente las áreas y funcionarios responsables, los alcances de cada proceso y se establecieron mecanismos de control para el seguimiento de la implementación”.
El proyecto se orientó en torno a las siguientes etapas: diagnóstico y levantamiento de información; reuniones personales con stakeholders involucrados; entendimiento del funcionamiento de cada proceso; actualización con foco en la optimización; feedback con los líderes por departamento y, por último, la elaboración de conclusiones junto a la confección de un mapa priorizado de procesos.
Este mapa permitirá a los funcionarios de la Unidad Administradora de los TTA obtener un mejor entendimiento de los procesos que intervienen en la Institución, además de identificar, por medio de una cadena de valor, los procesos estratégicos, de soporte, y del negocio, los cuales se encuentran enfocados en entregar productos a nuestros clientes internos y externos, tales como servicios generales, infraestructura, bienes, gestión de personas, soporte informático, entre otros.
En ambas reuniones de presentación, se puso especial énfasis en los procedimientos que tuvieron mayores cambios producto de esta actualización, entre ellos, el de “recepción de bienes y servicios”; “plan anual de compras, requerimientos y adquisiciones”; “control y gestión de inventario”. Además, de la elaboración de procedimientos asociados al control y monitoreo de las distintas plataformas informáticas que entregan soporte a los Tribunales y a la Unidad.
Priscilla Valladares, profesional de Gestión y Operaciones, quien estuvo directamente involucrada en la formulación, seguimiento y desarrollo de este proyecto señaló que es necesario mantener una revisión constante de los procesos de aquí en adelante y que para ello es fundamental “implementar un sistema de monitoreo y control que permita mediante un ciclo de mejora continua, identificar aquellos procesos críticos que requieran actualización o el desarrollo de nuevos procedimientos, de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes internos y externos”.
Ignacio Villablanca, Jefe del Departamento de Gestión y Operaciones indicó que: “Esto es el comienzo de una nueva forma de trabajar en la Gestión de Procesos, rompiendo los silos y generando una comunicación más fluida entre las diferentes áreas. En el corto plazo debemos velar por la instalación de los cambios realizados”. Culminó su exposición añadiendo: “Esperamos que la intranet institucional, pronta a su puesta en marcha, contribuya al fortalecimiento para la implementación de este importante proyecto”.
